Tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty: 21.10.2026. Tämä seloste koskee sekä Hankintamonitoria että Hankintapäätöksen tarkistusta.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Tarjova Oy
Kivikkokuja 6, 40520 Jyväskylä
Y-tunnus: 2424228-2
Sähköposti: helpdesk@tarjova.fi

Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä osoitteeseen helpdesk@tarjova.fi.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme

2.1. Hankintamonitorin käyttäjätilin tiedot (rekisteröityneet käyttäjät)

• Sähköpostiosoite
• Salasana (tallennetaan vain tiivisteenä/hashina, ei koskaan selväkielisenä)
• Käyttäjärooli (tarjoaja / hankintayksikkö)
• Tilin luontiajankohta ja käyttöoikeuden voimassaoloaika
• Hankintahälytyksen asetukset (käyttäjän valitsemat CPV-koodit)

2.2. Latausten kirjaus (Hankintamonitori)
Jokaisesta Hankintamonitoriin ladatusta vertailutaulukosta tallennetaan: latausajankohta, ladatun hankinnan nimi ja päätöspäivä, tarjoajien lukumäärä, hyväksyttiinkö lataus, ja jos ei, syy. Tämä tieto on kytketty käyttäjätiliin.

2.3. Ladattujen asiakirjojen sisältö (Hankintamonitori)
Käyttäjän lataama vertailutaulukko käsitellään sisällön poimimiseksi (ks. kohta 4). Poimittu sisältö (hankinnan tiedot, tarjoajien ja hankintayksiköiden nimet, hinnat) tallennetaan palvelun tietokantaan. Poimittu sisältö koskee ensisijaisesti yrityksiä (Y-tunnuksellisia organisaatioita), ei luonnollisia henkilöitä, eikä siten pääsääntöisesti ole henkilötietoa. Poikkeuksena toiminimet (yksityiset elinkeinonharjoittajat), joiden nimi voi olla sama kuin luonnollisen henkilön nimi. Havaitessamme aineistossa yksityisen elinkeinonharjoittajan nimen, poistamme sen ylläpitotoiminnolla.

2.4. Hankintapäätöksen tarkistuksen ja hankintaoikaisuasiakirjojen asiakkaat

• Yhteyshenkilön nimi (asiakirjojen laatiminen ja yhteydenpito)
• Sähköpostiosoite (asiakirjojen toimittaminen, kuitit, yhteydenpito)
• Puhelinnumero (yhteydenpito tarvittaessa)
• Postiosoite (asiakirjoihin merkittävät yhteystiedot)
• Yrityksen nimi ja Y-tunnus (asiakirjojen laatiminen)
• Maksutiedot, jotka käsitellään kokonaan Stripe-maksupalvelun kautta. Emme itse tallenna korttitietoja.
• Ladatut asiakirjat (tarjouspyyntö, hankintapäätös, tarjousvertailu), joita käytetään valinnaiseen tekoälyanalyysiin mahdollisten lisäperusteiden tunnistamiseksi.

Ladatut asiakirjat voivat sisältää myös muiden henkilöiden (esim. hankintayksikön yhteyshenkilön) nimiä ja yhteystietoja, koska ne ovat osa alkuperäistä hankinta-aineistoa.

2.5. Mahdolliset uudet asiakkaat (suoramarkkinointi)
Voimme lähettää suoramarkkinointia yrityksille, jotka olemme tunnistaneet julkisista hankinta-asiakirjoista. Käsittelemme yrityksen nimeä (lähde: julkinen hankintapäätös) ja yrityksen yleistä sähköpostiosoitetta, esim. info@ (lähde: yrityksen oma verkkosivusto). Emme kerää tässä yhteydessä nimettyjen yksityishenkilöiden tietoja, vain yrityksen yleisiä yhteystietoja.

2.6. Tekninen käyttödata
Palvelinlokit (esim. IP-osoitteet, selaintiedot) ja istuntotiedot (session-evästeet kirjautumisen ylläpitoon). Katso myös kohta 12 (evästeet).

3. Mihin tarkoituksiin käsittelemme tietoja

• Käyttäjätilin luominen ja ylläpito, kirjautuminen sekä käyttöoikeuden hallinta.
• Hankintamonitorin ydintoiminnallisuuden tuottaminen: hankintojen hintavertailu, kilpailijaseuranta, hankintahälytykset, simulaatiot ja hankintayksikkövertailu.
• Hankintaoikaisuasiakirjojen laatiminen ja toimittaminen, yhteydenpito sekä laskutus ja maksujen käsittely.
• Palvelun tekninen ylläpito ja väärinkäytösten estäminen.
• Suoramarkkinointi yrityksille (kohta 2.5).

4. Tekoälyn käyttö tietojenkäsittelyssä

Ladattujen asiakirjojen sisältö käsitellään Anthropicin Claude-tekoälymallilla, jotta siitä voidaan tunnistaa rakenteista tietoa (hankinnan nimi, päätöspäivä, tarjoajat, hinnat) tai Hankintapäätöksen tarkistuksessa tunnistaa mahdollisia lisäperusteita. Asiakirjan sisältö siirtyy tätä varten Anthropicille (USA-pohjainen palveluntarjoaja). Hankintapäätöksen tarkistuksessa tekoälyanalyysi on valinnainen ja tapahtuu vain, jos käyttäjä lataa asiakirjoja analyysiä varten.

5. Käsittelyn oikeusperuste

• Käyttäjätilin perustaminen, kirjautuminen, käyttöoikeuksien hallinta, asiakirjojen laatiminen ja palvelun tarjoaminen: sopimuksen täytäntöönpano (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Kirjanpitolain edellyttämä laskutus- ja maksutietojen säilyttäminen: lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
• Palvelun tietoturvan, teknisen toimivuuden, väärinkäytösten ehkäisyn ja käytön seurannan edellyttämä käsittely: rekisterinpitäjän oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Julkisista hankinta-asiakirjoista poimitun tiedon käsittely ja julkaiseminen palvelussa: rekisterinpitäjän oikeutettu etu tarjota käyttäjille julkisiin hankintoihin perustuvaa markkina- ja hintatietopalvelua (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Suoramarkkinointi: rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Markkinointi kohdistetaan yrityksen yleiseen sähköpostiosoitteeseen yritykseltä yritykselle julkisesti saatavilla olevan tiedon perusteella. Jokaisessa markkinointiviestissä on selkeä mahdollisuus kieltäytyä jatkoviestinnästä.

Käsittelemämme hankintatiedot koskevat pääsääntöisesti yrityksiä ja muita organisaatioita. Jos aineistossa esiintyy luonnollisia henkilöitä koskevia tietoja, pyrimme poistamaan tai anonymisoimaan ne mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

6. Tietojen vastaanottajat

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme:

• Anthropic (Claude API): tekoälyanalyysi ladatuille asiakirjoille. Ladatut tiedostot poistetaan palvelimeltamme välittömästi analyysin valmistuttua.
• Zoner Oy: verkkosivuston ja sovelluksen palvelinylläpito (Suomi), mukaan lukien palvelun käyttäjille lähetettävät valmiit asiakirjat.
• Mailjet (Sinch): sähköpostien lähettäminen (salasanan palautus, hankintahälytykset ja suoramarkkinointiviestit) sekä lähetyshistorian ylläpito. Mailjet säilyttää tiedot EU:n alueella (Saksa/Belgia).
• Stripe, Inc.: maksujen käsittely (kortti, MobilePay, Klarna). Stripe käsittelee maksukortti- ja maksutapahtumatiedot. Palveluntarjoaja ei itse tallenna maksukortin tietoja.

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Hankintamonitoriin ladattujen vertailutaulukoiden tietosisältö (hankinnan tiedot, tarjoajien nimet ja hinnat, ei latauksen tehneen käyttäjän tunnistetietoja) näkyy Hankintamonitoriin kirjautuneille käyttäjille osana palvelun ydintoimintoa.

7. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

• Hankintamonitorin käyttäjätilin tiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen. Suljetun käyttäjätilin tiedot poistetaan tai anonymisoidaan 12 kuukauden kuluessa tilin sulkemisesta, ellei niiden säilyttäminen ole tarpeen lakisääteisen velvoitteen tai oikeudellisen vaateen vuoksi.
• Hankintamonitorin latauslokeja säilytetään enintään 24 kuukautta palvelun käytön seurantaa, väärinkäytösten estämistä ja palvelun kehittämistä varten.
• Julkisista hankinta-asiakirjoista muodostettu tietokanta voidaan säilyttää pysyvästi palvelun ydintoiminnon toteuttamiseksi.
• Hankintapäätöksen tarkistukseen ladatut asiakirjat (tekoälyanalyysiä varten) poistetaan palvelimelta välittömästi analyysin valmistuttua.
• Laadittu asiakirja (PDF/Word) lähetetään sähköpostitse käyttäjälle ja poistetaan palvelimelta lähetyksen jälkeen.
• Käyttäjän istunnon aikaiset tiedot säilyvät vain istunnon ajan, eivätkä ne tallennu pysyvästi palvelimelle sovelluksen normaalikäytössä.
• Laskutus- ja maksutiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (tyypillisesti 6 vuotta).
• Suoramarkkinoinnin yhteystiedot säilytetään niin kauan kuin markkinointia jatketaan tai kunnes yritys kieltäytyy jatkoviestinnästä.

8. Tiedonsiirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista (mm. Anthropic ja Stripe) voi käsitellä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisessa tapauksessa siirto perustuu asianmukaisiin suojatoimiin (esim. Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet). Mailjet säilyttää tiedot kokonaan EU:n alueella.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin,
• pyytää virheellisen tiedon korjaamista,
• pyytää tietojen poistamista siltä osin kuin laki sen sallii,
• vastustaa käsittelyä ja pyytää käsittelyn rajoittamista (suoramarkkinoinnin osalta vastustamisoikeus on ehdoton ja voit kieltäytyä jatkoviestinnästä koska tahansa),
• siirtää tietosi järjestelmästä toiseen (jos sovellettavissa),
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

Näiden oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä: helpdesk@tarjova.fi

10. Kolmansien osapuolten tiedot ladatuissa asiakirjoissa

Ladatut asiakirjat sisältävät tietoa hankintaan osallistuneista tarjoajista ja hankintayksiköiden edustajista. Nämä eivät ole palvelun rekisteröityjä käyttäjiä, vaan kolmansia osapuolia, joiden julkisiin hankinta-asiakirjoihin sisältyvää tietoa käsitellään. Palvelussa käsitellään pääsääntöisesti yrityksiä ja muita organisaatioita koskevia tietoja. Jos aineistossa esiintyy yksityisiä elinkeinonharjoittajia tai muita tunnistettavia luonnollisia henkilöitä koskevia tietoja, niitä käsitellään soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näihin kuuluvat muun muassa:

• käyttäjäkohtainen tunnistautuminen ja käyttöoikeuksien hallinta,
• salasanojen turvallinen tiivistäminen (hashaus),
• salattu tiedonsiirto (HTTPS/TLS),
• ladattujen asiakirjojen välitön poistaminen käsittelyn jälkeen (Hankintapäätöksen tarkistus),
• palvelinympäristön tekninen suojaaminen ja lokitietojen seuranta väärinkäytösten havaitsemiseksi,
• pääsyn rajoittaminen tietoihin vain niitä työtehtäviensä perusteella tarvitseville henkilöille.

12. Evästeet

Palvelu käyttää istuntoevästettä sovelluksen toimintaa ja kirjautumisen ylläpitoa varten. Tarjova.fi-pääsivuston kävijämäärien seurantaan käytetään lisäksi Google Analytics -mittausta (Google Tag).

13. Muutokset tähän selosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta palvelun kehittyessä. Merkittävistä muutoksista tiedotamme verkkosivustollamme.